こんにちは。パンタグラフの中谷です。
世間はもっぱら選挙期間真っただ中
皆様は投票行かれましたか？
私は先日期日前投票を済ませてきました！
このように平和に仕事をさせていただけているのも
政治が関わってますよね。
皆様も是非投票いかれてくださいね。
さて、今回は最近本当によく聞く言葉ありませんか？
それは・・・「生産性向上」。
ニュースでも、行政でも、企業でも、
とにかくこの言葉が飛び交っています。
でも、みなさん正直こう思ったことはありませんか？
「生産性向上って、結局どういうこと？」
「なんか“もっと頑張れ”って言われてる気がする…」
「忙しくなるだけじゃないの？」
今日は、そのモヤモヤを一度きれいに整理していきたいと思います。
結論から先にお伝えしますね。
生産性向上とは、
“頑張ること”でも、“我慢すること”でもありません。
“やり方を変えること”です。
ここを取り違えると、生産性の話は一生かみ合いません。
では、なぜそう言い切れるのか。順番にお話しします。
目次
生産性向上＝忙しくなる、という誤解
まず一番多い勘違いから。
生産性向上という言葉を聞くと、
「もっと働け」
「スピードを上げろ」
そんな圧を感じる人が少なくありません。
ですが、それは完全な誤解です。
生産性が上がった状態とは、こういう状態です。
- 同じ成果を、より短い時間で出せている
- 同じ時間で、より大きな成果を出せている
たとえば──
残業が減ったのに、仕事の評価は落ちていない。
むしろ成果は安定している。
これ、立派な生産性向上です。
逆に、
毎日遅くまで残っている。
仕事は終わらない。
疲労感だけが増えている。
これは「頑張っている」かもしれませんが、
生産性が高い状態とは言えません。
忙しさと生産性は、まったくの別物。
ここをまず切り分ける必要があります。
生産性は「成果 ÷ 時間」で決まる
生産性は、とてもシンプルな式で表せます。
生産性 ＝ 成果 ÷ 投入した時間
この式を見ると、急にシビアになりますよね。
同じ成果なら、
時間が短い方が生産性は高い。
同じ時間なら、
成果が大きい方が生産性は高い。
当たり前の話です。
でも、日々の仕事でこの視点が抜け落ちているケースは本当に多い。
多くの人は、
「金曜日までに提出」
「月末締め切り」
といった期限は強く意識します。
一方で、
「この作業、何分で終わらせるか」
という所要時間は、ほとんど意識していません。
成果物が同じなら、
30分で終えた人と、2時間かけた人。
生産性が高いのは、どちらか。
言うまでもありませんよね。
真面目さ・完璧主義が生産性を下げることもある
ここで、少しドキッとする話をします。
生産性向上が苦手な人の特徴。
それは・・・・・
真面目な人、完璧主義な人です。
「え？それって良いことじゃないですか？」
そう思いますよね。
もちろん、人としては素晴らしい。
でも仕事では、別の側面があります。
- 今のやり方を変えたくない
- 前例を重視しすぎる
- 80点で十分な仕事を、100点に仕上げようとする
結果どうなるか。
時間が足りない。
仕事が終わらない。
常に忙しい。
一方で、生産性が高い人に共通するのは、
「どうすれば楽にできるか」を真剣に考える姿勢です。
誤解しないでください。
手を抜く、サボる、という意味ではありません。
「この作業、本当にこのやり方で必要？」
「もっと簡単にできない？」
この問いを持てる人ほど、生産性は上がります。
学生時代を思い出してください。
ノートを丁寧に書く人より、
出題範囲を見極めて勉強した人の方が、
良い点を取ること、ありましたよね。
これ、まさに生産性の話です。
「いい人」が仕事を抱え込む構造
もう一つ、生産性を下げやすい要因があります。
それが、「いい人」です。
- 頼まれると断れない
- 自分がやった方が早いと思ってしまう
- 空気を悪くしたくない
結果どうなるか。
仕事が増える。
自分の業務が後回しになる。
常に時間が足りない。
一方、仕事ができる人はどうか。
断ります。
優先順位を伝えます。
必要なら調整を求めます。
もちろん、人間関係を壊さない形で、です。
いい人であることと、
仕事で線を引くことは両立できます。
ここを勘違いすると、
「忙しいけど成果が出ない」状態から抜け出せません。
なぜ今、生産性向上が求められるのか
ここで、少し構造の話をします。
多くの組織では、
・成果は増やす
・時間は減らす
この両立が求められています。
成果 ＝ 生産性 × 時間
この式で考えると、
時間が増やせない以上、
生産性を上げる以外に道はありません。
「人が足りない」
「時間がない」
実はこれ、
「生産性を上げなさい」というサインです。
ここを読み違えると、
不満だけが増えて、何も変わらなくなります。
生産性向上の本質は「今を変えること」
生産性向上の正体は、何か。
答えはシンプルです。
今やっているやり方を変えること。
同じやり方を続けていたら、
同じ結果しか出ません。
昔、福岡から鹿児島まで徒歩で10日。
今、新幹線なら1時間半。
努力量ではありません。
手段を変えただけ。
生産性向上とは、こういう変化の積み重ねです。
時間を短くする2つの方向性
時間短縮には、2つのアプローチがあります。
【1】今やっていることのスピードを上げる
【2】やり方・手段そのものを変える
【1】には限界があります。
人間ですから。
【2】は、一気に変わります。
例えば、銀行員がお札の枚数を
手で数えるか、機械で数えるか。
どちらが速いかは明白ですよね。
「捨てる」ではありません。
より良いものに「変える」だけです。
生産性を上げる4つのアクション
ここで、具体策です。
覚えてほしいのは、この4つ。
やめる
減らす
まとめる
変える
順番も大事です。
やめる
目的を失った仕事。
誰も見ていない資料。
まず、やめる。
減らす
過剰な品質。
チェックのしすぎ。
70点で十分な仕事もあります。
まとめる
メールはまとめて処理。
作業を分断しない。
集中できる時間を守る。
変える
目的から考え直す。
ツールを使う。
自動化する。
どれも、「根性論」ではありません。
職場の三大ムダ＋最大の盲点
多くの職場に共通するムダがあります。
- メール
- 会議
- 資料作成
そして、忘れてはいけないのが
探す時間。
実は、
探し物に1日30分。
年間で約110時間。
労働日数にして約2週間半。
これだけの時間を「探すこと」に費やしてるんです。
「探すこと」そのものは
何も生み出していない時間ですよね。
整理する。
持たない。
ルールを決める。
地味ですが、効果は非常に大きくなります。
生産性向上とは「楽をするための思考」
最後に、もう一度お伝えします。
生産性向上とは、
頑張ることではありません。
我慢することでもありません。
楽をするために、考えること。
無駄を見つけ、
やり方を変え、
価値の高い仕事に時間を使う。
これが、生産性向上の本質です。
皆さんの仕事の中にも、
必ず「変えられるところ」はあります。
小さくていい。
一つでいい。
ぜひ、今日から変えてみてください。
いかがでしたか？
今回も、最後までお読みいただきありがとうございました。
