こんにちは。中谷です。
遅くなりましたが、新年おめでとうございます！
皆様さまはどのような年越しを過ごされましたでしょうか。
私は、毎年正月の3日間は母校の関係もあり駅伝にどっぷりつかっております。
1日はニューイヤー駅伝
2日3日は箱根駅伝
私が学生時代は全く駅伝強くなかったのですが、いつの間にやら常勝軍団となり
OBとしてのかすかな誇りとして毎年みかん頬張りながら応援してます！
さてさて、話は変わります。
突然ですが、皆さんの職場の会議、うまくいっていますか？
・話が脱線する
・一部の人だけが話す
・長いわりに、何も決まらない
…はい、ありますよね。
「会議あるある」です。
今日は、そんな会議について、
一度ちゃんと考えてほしいことがあります。
結論から言いますね。
会議がうまくいかない原因は、進行役の“役割の勘違い”であることが多い、という点です。
目次
会議を壊しているのは、誰かの「悪意」ではない
よくある誤解があります。
- 進行役は、まとめ役
- 進行役は、良い意見を言う人
- 進行役は、結論を出す人
はっきり申し上げますが、
これは全部ズレています。
進行役が本当にやるべきことは、
会議の中身ではなく、流れを管理することです。
時間は守られているか。
話題はゴールから逸れていないか。
発言が偏っていないか。
つまり、
「何を言うか」ではなく
「どう進んでいるか」を見る役割。
ここを間違えると、
どんなに優秀なメンバーが集まっても、会議は崩れてしまいます。
会議は「始まる前」に、ほぼ決まっている
考えてみてください。
- ゴールが曖昧
- アジェンダがない
- 資料は当日配布
この状態で、
「良い意見を出せ」「活発に議論しろ」
…無理ですよね。
会議の成否は、
始まる前の準備でほぼ決まると言っても過言ではありません。
「今日は何を決めたいのか」
「今日は何を持ち帰りたいのか」
これを言語化せずに始める会議ほど、
迷走します。
ルールを決めると、会議は楽になる
もう一つ、考えてほしいことがあります。
会議のルール、決めていますか？
- １人の発言は◯分まで
- 話が逸れたら戻す
- 全員が最低１回は話す
こう聞くと、
「縛りが多くて嫌だな」と思う方もいるかもしれません。
でも実は逆なんです。
ルールがないから、
- 途中で止められない
- 話がソレても戻せない
- 遮れない
- 空気を読んで黙る
こうなるんです。
ルールは、参加者を縛るためではありません。
進行役が介入するための“根拠”です。
「あなたが悪い」ではなく
「ルールなので、ここで一度整理しますね」
これが言えるかどうかで、
会議の質は大きく変わります。
意見が出ない会議に、よくある落とし穴
「意見が出ません」
これも、よく聞く悩みです。
でも冷静に考えてみてください。
- 突然振られる
- 正解がありそう
- 否定されそう
この状況で、
手を挙げられる人、どれくらいいるでしょうか。
意見が出ないのは、
人の問題ではありません。
場の問題です。
特に最初から
「それ、現実的じゃないよね」
「それは違うと思う」
こんな空気があると、発想は一気に縮みます。
「中立である」という、意外と難しい姿勢
そして、進行役にとって一番難しいのが「中立」です。
意見を持ってはいけない、ではありません。
意見を見せないことが求められます。
自分の考えに寄せて話をまとめる。
特定の意見だけ深掘りする。
これ、無意識でやってしまいがちです。
もし
「自分の意見を通したい」
そう思うなら、そのときは進行役ではなく、参加者に回る。
この線引きができるかどうかで、
会議の公平性は大きく変わります。
会議は、才能ではなく「設計」
傾聴、介入、観察、質問。
どれも、特別な才能はいりません。
- 質問を具体的にする
- 発言しづらい人に声をかける
- 空気を見て、立て直す
少し意識を変えるだけで、
会議は驚くほど変わります。
いかがでしたか？
会議がうまくいかないとき、
「このメンバーじゃ無理だ」と思っていませんか？
ぜひ一度、
「会議の進め方そのもの」を考えてみてください。
会議は、才能ではなく設計です。
そして、設計は誰でも変えられます。
今回も最後までお読みいただき、
ありがとうございました。
